Política de Tratamiento de Datos Personales

PLANEA REPRESENTACIONES VIAJES Y EVENTOS S.A.S., identificada con NIT 900.546.983 y nombre comercial Viaja América, con domicilio en Funza, Cundinamarca, Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales que usted comparte a través de este sitio web, WhatsApp, correo electrónico, redes sociales y nuestras oficinas.

Correo: administrativo1@viajaamerica.com.co · Teléfono / WhatsApp: +57 318 708 0678 · Sitio web: www.viajamerica.com

Esta política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. Aplica a todas las bases de datos físicas y digitales de la compañía y es de obligatorio cumplimiento para colaboradores, contratistas y proveedores.

Cuando tratamos datos entregados por un cliente corporativo (por ejemplo, datos de sus empleados viajeros), actuamos como Encargado del Tratamiento: usamos la información solo por cuenta del cliente, según sus instrucciones y para prestar el servicio contratado.

Aplicamos los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012).

• Clientes y viajeros: nombre, tipo y número de documento, pasaporte, fecha de nacimiento, nacionalidad, teléfono, correo, dirección, itinerarios, fechas, preferencias de viaje y datos de facturación.
• Clientes corporativos: nombre, cargo, correo y teléfono de los contactos.
• Proveedores y aliados: datos de identificación, contacto, tributarios y bancarios.
• Colaboradores y aspirantes: datos de identificación, contacto, hoja de vida y datos laborales.
• Visitantes del sitio web: datos enviados en formularios y datos técnicos básicos de navegación (cookies).

• Cotizar, reservar y emitir tiquetes, alojamiento, vehículos, paquetes y eventos.
• Cumplir requisitos de aerolíneas, hoteles, operadores turísticos y autoridades migratorias.
• Brindar atención al cliente antes, durante y después del viaje, y atender peticiones, quejas y reclamos.
• Facturar, gestionar pagos y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
• Enviar información comercial sobre nuestros servicios, solo cuando usted lo autorice.
• Elaborar estadísticas de uso del sitio web.

No vendemos ni cedemos sus datos a terceros para fines distintos a los aquí descritos. Cualquier nueva finalidad requerirá una nueva autorización.

Solicitamos su autorización previa, expresa e informada al momento de recolectar sus datos y conservamos prueba de ella. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (orden de autoridad, datos públicos, urgencias médicas, entre otros).

Solo tratamos datos sensibles (por ejemplo, necesidades de asistencia médica o movilidad reducida durante un viaje) cuando es estrictamente necesario y con su autorización explícita. Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

Los datos de niñas, niños y adolescentes se tratan únicamente cuando son necesarios para el servicio de viaje, respetando su interés superior y con autorización de su representante legal.

Usted, como titular de los datos, tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Los derechos pueden ejercerlos el titular (acreditando su identidad), sus causahabientes, su representante legal o apoderado (acreditando la representación) y quien actúe por estipulación a favor de otro. Los derechos de menores de edad se ejercen por quienes estén facultados para representarlos.

Los titulares y sus representantes deben suministrar información veraz y actualizada, acreditar su identidad o representación al presentar solicitudes e informar oportunamente cualquier cambio en sus datos.

La atención de consultas y reclamos está a cargo de nuestra Oficial de Protección de Datos Personales, Norma Consuelo Linares Buitrago, Directora de Seguridad de la Información (CISO). Puede contactarla en administrativo1@viajaamerica.com.co (asunto: "Protección de datos personales") o al +57 318 708 0678.

1. Envíe su consulta indicando nombre, documento de identidad, lo que desea consultar y un medio de contacto.
2. Respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo.
3. Si no es posible responder en ese plazo, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Aplica cuando usted considere que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierta un posible incumplimiento de la ley.

1. El reclamo debe incluir su identificación, la descripción de los hechos, una dirección o correo de notificación y los documentos que quiera hacer valer.
2. Si el reclamo está incompleto, le pediremos subsanarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desistió.
3. Una vez completo, marcaremos sus datos con la leyenda "reclamo en trámite" en máximo dos (2) días hábiles.
4. Resolvemos en un máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Para prestar el servicio de viaje compartimos los datos necesarios con aerolíneas, hoteles, operadores turísticos, arrendadoras de vehículos, aseguradoras de viaje, sistemas de reservas y autoridades migratorias, dentro y fuera de Colombia. Las transferencias internacionales se realizan conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, cuando son necesarias para ejecutar el contrato con el titular o con su autorización. Con nuestros encargados suscribimos contratos de transmisión de datos personales.

• Control de acceso por perfil, usuarios individuales y contraseñas robustas.
• Conexiones cifradas (HTTPS/TLS) en el sitio web y las plataformas de reserva.
• Acuerdos de confidencialidad con colaboradores y cláusulas de protección de datos con proveedores.
• Copias de seguridad periódicas y resguardo de documentos físicos bajo llave.
• Capacitación anual del personal en protección de datos personales.

Contamos con un procedimiento de gestión de incidentes de seguridad: los incidentes se reportan internamente de inmediato, se contienen y evalúan, se notifican a los clientes corporativos afectados y se reportan a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los plazos establecidos. Además, realizamos revisiones trimestrales, auditorías internas semestrales y una revisión anual del programa de protección de datos.

Este sitio puede usar cookies técnicas necesarias para su funcionamiento y, de forma opcional, cookies de analítica. Puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies en cualquier momento.

Esta política rige desde el 25 de septiembre de 2026. Las bases de datos se conservan mientras se mantenga la finalidad del tratamiento o exista una obligación legal o contractual. Cualquier cambio sustancial será publicado en esta página e informado oportunamente.